82 Prozent: Warum Personal bei Events zuerst geplant gehört
Gastronomie und Hotellerie sind am stärksten vom Fachkräftemangel betroffen. Was die Zahlen für Barkonzept, Vorlauf und Teamkontinuität bedeuten.
Wer 2026 ein Event mit Gastronomie plant, plant zuerst das Personal und dann alles andere. Die Zahlen erklären, warum.
Wie groß das Problem tatsächlich ist
Gastronomie und Hotellerie sind die am stärksten betroffene Branche. In einer Befragung der Wirtschaftskammer berichten 82 Prozent der österreichischen Gastro- und Hotelbetriebe von Fachkräftemangel. Über alle Branchen hinweg spüren 78 Prozent der Unternehmen einen Mangel an Arbeits- und Fachkräften; insgesamt werden rund 176.000 Fach- und Arbeitskräfte gesucht.
Der meistgesuchte Beruf ist Koch beziehungsweise Köchin. Direkt dahinter folgen Restaurantfachleute und Service, Rezeption sowie Gastgewerbeassistenz – also genau die Positionen, die eine Veranstaltung am Abend tragen.
Warum sich das nicht auswächst
Interessant ist der zweite Teil des Befunds: Der akut gemessene Fachkräftemangel ist derzeit so gering wie seit fünf Jahren nicht. Trotzdem bleibt der strukturelle Mangel bestehen – getrieben von demografischem Wandel, steigenden Pensionsantritten und einem schrumpfenden Arbeitskräftepotenzial.
Übersetzt: Die Konjunktur entspannt die Lage kurzfristig, die Demografie verschärft sie langfristig. Wer seine Personalplanung auf die aktuelle Entspannung baut, baut auf Sand.
Was das für die Eventplanung heißt
Personal ist ein Vorlaufthema, kein Beschaffungsthema
Ein Barteam für eine Nacht im Oktober besetzt man nicht im September. Wer erst nach Location und Technik ans Personal denkt, konkurriert im selben Zeitfenster mit allen anderen Veranstaltern der Region um dieselben Leute.
Wiederkehrende Teams schlagen billige Teams
Ein eingespieltes Team kennt Aufbau, Kassensystem und Ablauf. Der Aufschlag gegenüber kurzfristig zusammengesuchtem Personal amortisiert sich über weniger Fehler an der Kasse, kürzere Wartezeiten und weniger Schwund. Bei Formaten, die mehrmals im Jahr stattfinden, ist Teamkontinuität der wirksamste Hebel auf die Gastro-Marge.
Das Konzept muss zum verfügbaren Personal passen
Ein Barkonzept mit zwölf Cocktails braucht ausgebildete Leute. Ein Konzept mit vier hervorragend gemachten Drinks braucht weniger davon – und liefert bei hohem Andrang die besseren Durchsatzzeiten. Die Reduktion ist hier kein Kompromiss, sondern Produktionsplanung.
Konkret: Rechnen Sie bei der Kalkulation zwei Zahlen gegeneinander – Getränke pro Stunde und Ausgabepunkte. Wenn eine der beiden Zahlen von Personal abhängt, das Sie noch nicht namentlich kennen, ist die Kalkulation noch nicht fertig.